1. Définir le périmètre avant le prix
Reprenez le besoin du client : type d'événement, date, lieu, horaires et résultat attendu. Demandez les contraintes qui changent votre organisation, comme un accès par escalier, une installation extérieure ou une fin tardive.
Distinguez la durée de la prestation devant les invités du temps d'installation. Si le déplacement ou une présence technique sont inclus, dites-le. Une formulation précise réduit les interprétations au moment de préparer l'événement.
2. Séparer le forfait et les options
- Forfait : ce que le client reçoit, la durée et les quantités incluses.
- Options : prix, unité et condition de choix avant réservation.
- Logistique : livraison, déplacement, installation et démontage.
- Documents : identité des parties, validité de la proposition et conditions applicables.
- Règlement : échéances prévues et méthode de paiement effectivement disponible.
3. Utiliser un exemple pour vérifier la lisibilité
Pour un photobooth, présentez séparément la location de la borne, le nombre d'impressions compris et l'éventuelle présence sur place. Pour un DJ, précisez les créneaux de sonorisation et le prix des heures supplémentaires. Pour un photographe, décrivez la durée de présence et les livrables convenus.
Relisez votre proposition comme une personne qui ne connaît pas votre métier. Peut-elle repérer le total, les options non retenues et la prochaine étape ? Les chiffres d'un exemple ne doivent pas être pris pour une recommandation de tarif : calculez vos prix selon vos coûts et votre offre.
4. Contrôler avant l'envoi et la signature
Vérifiez la date dans le planning, les ressources nécessaires et les coordonnées du client. Contrôlez ensuite les montants, les taxes applicables et les conditions avec les personnes compétentes pour votre entreprise.
Dans Gestiway, le catalogue et les modèles évitent de repartir d'un document vide. Adaptez toujours les clauses au dossier. Si vous utilisez la signature avec code par e-mail, vérifiez d'abord le service de messagerie et faites un essai complet.
Questions fréquentes
Ce guide fournit-il un contrat juridique prêt à signer ?
Non, il fournit une méthode de préparation et une checklist. Les clauses et obligations de votre contrat doivent être adaptées et vérifiées pour votre situation.
Faut-il indiquer une option dans le total ?
Présentez clairement ce qui est retenu et ce qui reste facultatif. Le client doit pouvoir comprendre le montant correspondant à la prestation qu'il accepte.