1. Écrire les échéances convenues
Indiquez dans les documents les dates et montants attendus selon l'accord avec le client. Les termes utilisés dans votre contrat ont des conséquences : faites vérifier les conditions applicables à votre entreprise plutôt que de reprendre automatiquement un modèle trouvé en ligne.
Conservez la même information dans le devis, le contrat et le suivi du dossier. Si un accord change, gardez une trace claire du changement et des documents correspondants.
2. Rapprocher chaque versement d'une pièce
Exemple de calcul sans TVA : une prestation de 1 200 € prévoit un acompte de 360 €. Une fois les 360 € reçus et enregistrés, il reste 840 € à régler. Si seulement 200 € ont été reçus, il reste encore 160 € sur cette échéance et 1 000 € au total.
Cet exemple illustre uniquement un suivi arithmétique. Les documents à établir, la TVA et les dates d'exigibilité doivent être vérifiés selon votre activité. Ne considérez pas un paiement comme reçu parce qu'un client a ouvert un lien ou envoyé une promesse de virement.
3. Préparer une revue avant et après la prestation
- Avant l'événement : vérifier les échéances proches et les versements non rapprochés.
- Après l'événement : contrôler les prestations finales et les éventuels ajustements convenus.
- Au solde : déduire les acomptes déjà facturés et vérifier les règlements enregistrés.
- En cas d'erreur sur une facture émise : conserver l'original et utiliser le document correctif approprié, notamment un avoir.
4. Séparer le suivi et le moyen de paiement
Dans Gestiway, le dossier rassemble devis, factures et règlements. Le virement peut être suivi en enregistrant sa réception. Le paiement par carte dépend d'une intégration Stripe activée et testée ; la présence d'un bouton dans un parcours ne garantit pas un encaissement opérationnel.
La facturation de Gestiway reste en euros et suit le modèle français dans les trois langues. Faites vérifier vos obligations et vos pièces par votre comptable, en particulier si votre entreprise ou vos clients relèvent d'un autre pays.
Questions fréquentes
Quel pourcentage d'acompte faut-il choisir ?
Il n'existe pas de taux universel. Définissez les conditions selon votre activité, vos engagements et le cadre applicable, puis faites-les vérifier.
Le chiffre facturé et le chiffre encaissé sont-ils identiques ?
Non. Une facture peut être en attente ou partiellement réglée. Les encaissements correspondent aux paiements réellement reçus et enregistrés.