1. Séparer demande, option et confirmation
Une demande n'est pas une réservation. Définissez ce qui permet de poser une option, sa durée et les conditions de confirmation. Notez une échéance pour réexaminer les options et libérer celles qui ne sont plus valables.
Appliquez cette règle à toutes les demandes, y compris celles qui arrivent par téléphone ou par un partenaire. Un calendrier parfait ne sert pas si une partie des engagements reste dans les messages personnels de l'équipe.
2. Réserver une période réaliste
Reprenez les horaires d'installation, de prestation, de démontage et de retour. Prévoyez dans votre organisation le temps de route, la recharge ou le nettoyage avant une nouvelle sortie. Vérifiez les événements qui passent minuit et les retours du dimanche.
Exemple : une borne utilisée le samedi jusqu'à 2 h ne peut pas être promise le dimanche matin si le retour, le contrôle et la livraison suivante ne sont pas matériellement possibles. Le changement de date civile ne rend pas automatiquement l'appareil disponible.
3. Contrôler chaque ressource
- La personne ou l'équipe affectée et ses indisponibilités.
- Le nombre d'équipements nécessaires par catégorie.
- Les accessoires indispensables : câbles, fonds, imprimantes ou supports.
- Les matériels indisponibles pour maintenance.
- La cohérence entre le devis accepté et les ressources réservées.
4. Faire un dernier contrôle avant confirmation
Avant de confirmer, ouvrez le dossier et comparez le devis, le planning et les affectations. S'il existe un conflit, résolvez-le avant l'engagement : autre créneau, offre différente ou organisation revue avec le client.
Gestiway rassemble calendrier et matériel pour faciliter cette vérification. Un flux ICS vers un agenda externe peut se rafraîchir avec retard : utilisez l'application comme référence lorsque vous prenez une réservation. Revoyez aussi le planning après chaque changement de lieu ou d'horaire.
Questions fréquentes
Puis-je me fier uniquement à mon agenda personnel ?
Un agenda montre des dates, mais pas toujours les quantités de matériel, l'état de maintenance ou toutes les affectations. Vérifiez l'ensemble avant de confirmer.
Que faire si deux clients demandent le même créneau ?
Suivez une règle d'option claire, vérifiez les ressources réellement disponibles et communiquez avant tout engagement. Ne confirmez pas deux prestations incompatibles.