1. Commencer par les informations communes
- Adresse exacte, contact sur place et moyen de le joindre le jour J.
- Horaires d'accès, d'installation, de prestation et de démontage.
- Accès véhicule, stationnement, escaliers et contraintes du lieu.
- Emplacement prévu, alimentation électrique et contraintes techniques utiles.
- Date à laquelle les informations doivent être validées et personne qui les confirme.
2. Adapter les questions à la prestation
Pour un DJ, demandez les moments importants, les personnes qui prennent la parole et les consignes musicales. Préférez une liste de repères à une playlist imposée sans discussion. Pour un photographe, demandez le déroulé, les déplacements prévus et les groupes indispensables.
Pour un photobooth, vérifiez le texte et le visuel à personnaliser, l'espace disponible et l'emplacement de l'installation. Pour un vidéaste, identifiez les séquences prioritaires et les contraintes de captation. N'affichez pas toutes ces questions à tous les métiers : choisissez celles qui changent votre travail.
3. Limiter les informations sensibles et ambiguës
Demandez des consignes opérationnelles plutôt qu'un récit personnel détaillé. Évitez de collecter des informations sur les invités qui ne sont pas nécessaires. Expliquez au client à quoi servent les réponses et qui doit pouvoir les consulter.
Remplacez une question vague comme « des contraintes ? » par une question concrète : « Quel est l'horaire d'accès pour installer le matériel ? ». Précisez ce qui est obligatoire et ce qui peut encore être confirmé avec le lieu.
4. Relire les réponses avec le dossier
Dans Gestiway, les champs métiers et le portail permettent de rassembler les réponses avec les documents de l'événement. Contrôlez la cohérence avec le devis : un nouvel horaire ou un déplacement supplémentaire peut nécessiter une discussion avant validation.
Quelques jours avant la prestation, relisez le dossier et clarifiez les points manquants. Une réponse saisie n'est pas forcément une information vérifiée. Partagez à l'équipe uniquement ce dont elle a besoin et gardez le lien personnel du portail privé.
Questions fréquentes
Quand envoyer le questionnaire ?
Quand les informations nécessaires sont suffisamment connues pour être utiles, tout en laissant le temps de résoudre les questions techniques. Adaptez l'échéance au type de prestation et au lieu.
Le questionnaire remplace-t-il le devis ?
Non. Il prépare l'exécution de la prestation. Si une réponse modifie le périmètre, le prix ou les horaires convenus, clarifiez l'accord et les documents concernés.