1. Garder une copie de référence
Conservez le fichier d'origine et travaillez sur une copie dédiée à l'import. Identifiez la version qui fait référence et les personnes qui peuvent la modifier. Évitez que le tableur et le CRM soient alimentés en parallèle sans règle claire.
Ne migrez pas tout par principe. Les contacts encore utiles et les réservations à venir sont souvent un meilleur point de départ que des années de feuilles hétérogènes. Gardez les archives et les documents déjà émis dans leur état d'origine.
2. Nettoyer les colonnes avant l'import
- Une ligne par contact, des noms de colonnes clairs et des coordonnées séparées.
- Recherche des doublons avec une vérification humaine avant fusion.
- Statuts, pays et informations d'entreprise cohérents.
- Retrait des colonnes inutiles ou contenant des informations personnelles excessives.
- Export CSV avec un encodage qui conserve les accents et les caractères espagnols.
3. Tester sur un petit échantillon
Importez quelques contacts représentatifs : un particulier, une entreprise et une fiche avec des caractères accentués. Vérifiez l'association des colonnes, les téléphones et les adresses. Un import de contacts ne recrée pas automatiquement les devis, factures ou relations historiques d'un autre logiciel.
Dans Gestiway, utilisez l'import CSV des contacts pour ce périmètre, puis ouvrez les fiches obtenues. Créez un événement de test, préparez un devis et vérifiez l'export. Corrigez la méthode avant de traiter un fichier plus important.
4. Fixer une date de bascule
Décidez à partir de quelle date les nouvelles demandes sont suivies dans le CRM. Expliquez la règle à l'équipe et définissez les champs indispensables. Une routine courte de vérification vaut mieux qu'un grand import jamais contrôlé.
Gardez les factures déjà émises et les contrats signés comme références historiques ; ne les recréez pas pour donner l'impression d'un historique complet. Faites un bilan après les premiers dossiers : informations manquantes, doublons et tâches réellement suivies.
Questions fréquentes
L'import CSV migre-t-il tout mon ancien logiciel ?
Non. L'import de contacts concerne les fiches clients et prospects. Les documents, paiements, liens entre dossiers et historiques doivent être évalués séparément.
Dois-je supprimer mes anciens fichiers ?
Conservez les originaux et archives nécessaires. Définissez ensuite une source de référence pour les nouvelles données et une conservation adaptée aux documents existants.