1. Separa consulta, opción y confirmación
Una consulta no es una reserva. Define cuándo se bloquea una opción, cuánto dura y cómo se confirma. Fija una fecha de revisión para liberar las opciones que ya no sean válidas.
Aplica la regla a todas las consultas, incluidas las telefónicas o las de colaboradores. Un calendario perfecto no ayuda si algunos compromisos se quedan en los mensajes personales del equipo.
2. Reserva un periodo realista
Revisa montaje, servicio, desmontaje y devolución. Contempla desplazamiento, carga o limpieza antes de la siguiente salida. Comprueba los eventos que pasan de medianoche y las devoluciones del domingo.
Por ejemplo, un fotomatón utilizado hasta las 2:00 del sábado por la noche no puede prometerse para el domingo por la mañana si no hay tiempo para devolverlo, revisarlo y entregarlo de nuevo. Cambiar de fecha en el calendario no lo hace disponible automáticamente.
3. Comprueba cada recurso
- Personas o equipos asignados y sus periodos no disponibles.
- Cantidades necesarias de material por categoría.
- Accesorios imprescindibles: cables, fondos, impresoras o soportes.
- Equipos no disponibles por mantenimiento.
- Coherencia entre el presupuesto aceptado y los recursos reservados.
4. Revisa antes de confirmar
Antes de confirmar, abre la ficha y compara presupuesto, calendario y asignaciones. Resuelve el conflicto antes del compromiso: otro horario, una oferta diferente o una organización acordada con el cliente.
Gestiway reúne calendario y material para facilitar esta comprobación. Un calendario externo por ICS puede actualizarse con retraso: usa la aplicación como referencia al aceptar la reserva. Revisa de nuevo tras un cambio de lugar u horario.
Preguntas frecuentes
¿Puedo confiar solo en mi agenda personal?
Una agenda muestra fechas, pero no siempre cantidades de material, mantenimiento o todas las asignaciones. Comprueba el conjunto antes de confirmar.
¿Qué hago si dos clientes piden la misma fecha?
Sigue una regla de opción clara, comprueba los recursos disponibles y comunícate antes de comprometerte. No confirmes servicios incompatibles.