1. Registra los vencimientos acordados
Indica fechas e importes previstos según el acuerdo con el cliente. Los términos del contrato tienen consecuencias: verifica las condiciones para tu empresa en lugar de copiar automáticamente una plantilla.
Mantén la misma información en presupuesto, contrato y ficha. Si el acuerdo cambia, conserva una referencia clara del cambio y de los documentos correspondientes.
2. Relaciona cada pago con un registro
Ejemplo sin IVA: un servicio de 1.200 € prevé un anticipo de 360 €. Cuando recibes y registras los 360 €, quedan 840 €. Si solo recibes 200 €, faltan 160 € de ese vencimiento y 1.000 € en total.
El ejemplo solo ilustra el cálculo. Los documentos, el IVA y las fechas fiscales deben verificarse según la actividad. No marques un pago como recibido porque el cliente haya abierto un enlace o prometido una transferencia.
3. Revisa antes y después del servicio
- Antes del evento: comprobar vencimientos próximos y pagos sin relacionar.
- Después: revisar el servicio final y los ajustes acordados.
- En el saldo: descontar anticipos ya facturados y revisar pagos registrados.
- Ante un error en una factura emitida: conservar el original y usar el documento correctivo correspondiente, incluido un abono cuando proceda.
4. Separa el seguimiento del medio de pago
Gestiway reúne presupuestos, facturas y pagos en la ficha. Una transferencia puede controlarse registrando su recepción. Los pagos con tarjeta requieren Stripe activado y probado; un botón en pantalla no demuestra que el cobro real esté operativo.
La facturación de Gestiway sigue en euros y con un modelo francés en los tres idiomas. Pide a tu asesoría que revise obligaciones y documentos, especialmente si tu empresa o tus clientes operan en otro país.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje de anticipo debo pedir?
No existe un porcentaje universal. Define las condiciones según tu actividad, compromisos y marco aplicable, y haz que las revisen.
¿Facturado y cobrado significan lo mismo?
No. Una factura puede estar pendiente o pagada parcialmente. Lo cobrado corresponde a pagos realmente recibidos y registrados.