1. Conserva una copia de referencia
Guarda el archivo original y trabaja sobre una copia para importar. Identifica la versión de referencia y quién puede modificarla. Evita mantener la hoja y el CRM en paralelo sin una regla clara.
No migres todo por defecto. Los contactos útiles y las próximas reservas suelen ser un mejor inicio que años de hojas diferentes. Conserva archivos y documentos ya emitidos en su estado original.
2. Limpia las columnas antes de importar
- Una fila por contacto, nombres de columnas claros y datos separados.
- Búsqueda de duplicados con revisión antes de fusionar.
- Estados, países y datos de empresa coherentes.
- Eliminación de columnas innecesarias o datos personales excesivos.
- CSV con codificación que conserve acentos y caracteres españoles.
3. Prueba una muestra pequeña
Importa contactos representativos: un particular, una empresa y una ficha con caracteres acentuados. Comprueba columnas, teléfonos y direcciones. Importar contactos no recrea automáticamente presupuestos, facturas ni relaciones históricas de otro software.
En Gestiway, utiliza la importación CSV de contactos para ese alcance y abre las fichas resultantes. Crea un evento de prueba, prepara un presupuesto y revisa la exportación. Corrige el método antes de procesar un archivo mayor.
4. Fija una fecha de cambio
Decide desde cuándo las nuevas consultas se gestionarán en el CRM. Explica la regla al equipo y define los campos imprescindibles. Una revisión breve y habitual es más útil que una importación masiva sin comprobar.
Mantén facturas emitidas y contratos firmados como referencias históricas; no los recrees para aparentar un historial completo. Revisa las primeras fichas: datos ausentes, duplicados y tareas que realmente se siguen.
Preguntas frecuentes
¿El CSV migra todo mi antiguo software?
No. La importación de contactos se limita a fichas de clientes y posibles clientes. Los documentos, pagos, relaciones e historial deben evaluarse aparte.
¿Debo borrar los archivos antiguos?
Conserva originales y archivos necesarios. Después define una fuente de referencia para los datos nuevos y una conservación adecuada para los documentos existentes.